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【ビジネス向け】MECEとは?人にわかりやすく話す力・伝える力!明日から実践!

ビジネスの現場において、他人に分かりやすく伝えるというのは非常に重要なことですよね。

特に「伝える」という行為より、「伝わった」という結果が大事な場面は非常に多いです。

にもかかわらず、こちらが一生懸命に話しているのに、相手は「?」という顔をしている、なんてことはどこの職場にもある光景です。

今回は、相手に「?」とさせないためのコツをお伝えしたいと思います。

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≪話の重複・漏れ・ズレをなくす技術-MECE≫

自分が話したいことの結論を相手に説得するとき、その根拠や方法に重複・漏れ・ズレがあると、相手の理解を得ることはできません。

逆に、私たちが重複・漏れ・ずれを認識できるのは、「あるべき全体像」が見えているときだけです。

「この話をするときには、全体としてこれこれのポイントを押さえておかなければならない」ということが分かっているから、目の前に示された話とそのポイントを照らし合わせて「これが欠けている」「この話が重複している」と気づくことができるのです。

言い換えれば、全体集合がハッキリしていて、全体集合がどのような部分集合で成り立っているかを理解していることが重要です。土地勘のある業者や知見のある分野についての話の方が、漏れや重複をチェックしやすいのも、全体集合と部分集合を、長年の知識で判断しやすいからでしょう。

しかし、慣れているからこそ見落とすこともあるでしょうし、馴染みのない分野や経験のない分野ではチェック機能が作用しないようでは、非常に頼りないです。

そのテーマや分野に詳しくなくても、自分の結論を説明する際、相手に自分の結論を自然に理解してもらうために、話に大きな重複や漏れがないかチェックする技術があります。それがMECEというものです。

≪MECEとは?≫

MECEとは”Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive”の略語で、あまり聞き慣れない人も多いかもしれません。端的にいうと「漏れなくダブりなく」ということです。ちょうど、全体集合を漏れもダブりもない部分集合に分けて考えるといえばわかりやすいでしょうか。

例えば、あなたの所属する部門と日頃接触のない役員から「あなたの部門に入ってくる情報は全体としてどのようなものがあるか説明してくれ」といわれたとします。あなたなら所属部門に転がっている様々な情報をどのように説明するでしょうか。

パターン① 羅列アプローチ

とにかく思いつくままに自分の部門に外部から入ってくる情報を羅列する方法です。

「日経新聞」「産経新聞」「週刊ダイヤモンド」「取引先からのメルマガ」などなど、あげればあっという間に100を超えてしまうでしょう。

リストを眺め、あなたは説明します。「当部署に入ってくる情報すべて列挙すると、総数102でした。具体的には・・・」という具合に。良心的な役員であれば、途中までは自分の頭の中で列挙された項目の整理に努めてくれますが、そのうち諦めて「もっと整理したうえで説明してくれ」というでしょう。

しかも、このパターンの質の悪いところは、仮に100も200も列挙したところで、本当にこれで全部なのか、つまり抜け漏れはないかと問われると、リストアップしたあなた自身がチェックのしようがないということです。本当に抜け漏れがないのか、チェックのため膨大な作業を余儀なくされてしまいます。

パターン② 仕分けアプローチ

一定のルールのもと、外部から入ってくる情報を機械的に順を追って仕分けをする方法です。

曜日別、あるいは午前午後という時間帯別などに分けるのがこれにあたります。まず、月曜の午前に入るもの、午後に入るもの・・・という具合です。これでチェックはしやすくなります。

しかしこの方法にも問題があります。「当部署に入ってくる情報を曜日ごとに整理しました。すると総数102ということが分かりました。まず月曜ですが、午前中には・・・午後には・・・」と始まったらどうでしょうか。無秩序な羅列よりは気が利いていると思いますが、しかし、説明が火曜日に及んだところで、あなたも気づくはずです。

「この繰り返しは何だ」ということに。日刊紙を取っていれば、少なくとも同じ媒体名が7回は出現するということです。すると今度は重複を消す必要が出てきます。そこでまた、「これで本当に重複はないだろうか」「削除し忘れたものはないだろうか」というチェックにチェックを重ねることになります。

しかもこの方法は、曜日や時間帯で入ってくる情報の数は分かっても、情報の種類や性格は印象に残りにくくなります。本当にこの役員の問いに答えたことになるのか、という疑問すら生じます。

パターン③ MECE的アプローチ

自分の部門に入る情報を全体集合とすると、この全体集合は漏れもダブりもない、どのような部分集合に分けることができるでしょうか。例えば、定期的に入ってくる情報と不定期の情報、一般に公開される情報と非公開情報、無料の情報と有料情報、業界に関係する情報と無関係な情報などに大別できるでしょう。これで重大な抜け漏れは回避できるはずです。

そして次に、定期情報を月間、隔週、週刊などの「頻度」で整理します。不定期情報については情報の形態により、ネット配信、紙媒体という具合に分けられます。紙媒体はさらに、簡易な数枚のニューズレターのようなものと冊子状のものに分かれます。そして「当部署に入ってくる情報は、大きく定期情報と不定期情報にわかれ、総数102の情報が外部から入ってきます。具体的には、定期情報は・・・不定期情報は・・・」と説明するのです。

聞き手や読み手の立場になれば、パターン③MECEアプロ―チが最もわかりやすく、またこの役員の知りたいことに完結に答えることができています。

では、なぜMECEアプローチが分かりやすいのでしょう。

それは、話が細部に入る前に、伝えるべき内容の全体像あるいは全体集合と、それがどのような部分集合から成り立っているかが明示されるからです。

「当部署に入る外部情報は、大きく定期情報と不定期情報に分かれます」という具合に、あるテーマを全体集合として、それを重大な抜け漏れ・ズレがない部分集合に分解して考えるがMECEの考え方です。そして、MECEの考え方が活用された全体像が明快で、示された部分集合を合計すると全体集合になりそうだなと感じられる説明ができれば、相手はこちらの考えた全体集合を自分の理解の枠組みにして頭の中で整理し始めます。相手がこちらの議論の土俵に乗ってきてくれるのです。

よく、「相手の立場に立って話をしろ」ということが言われますが、勝手のわからない相手の立場に立って話すなど困難な場合が多いです。むしろ、常識的に考えれば大きな欠点がない自分の立場を明確にし、そこに相手を乗せる方がよほど現実的でしょう。MECEは、相手に自分の土俵を示し、そこに乗せやすくする技術でもあるのです。

≪たくさんのMECEの引き出しを作ろう!≫

説明の上手な人は、1つの事柄を様々な側面から説明することができます。

ある事柄を全体集合としたときに、こちらが様々なMECEの切り口を知っていて、相手にどの切り口で話すのが最も伝えやすいのか、選択の自由度を持っているのです。

MECEには大きく2種類のタイプがあります。

1つは、例えば年齢や性別など、完全に要素分解できるものです。自社の顧客を年齢や性別で分け、その上で同居家族の有無、来店時の交通手段でわける、という具合です。

そしてもう1つ便利なのが、「本当に漏れもダブりもないことが証明できないが、これを押さえておけば重大な漏れもダブりもない」という約束事になっているMECEです。ビジネスに関する惹く雑な話を大きく整理して説明するときに役立ちます。

1つの組織に長いこと在籍すると、物事を整理したり説明したりするとき、ワンパターンな切り口しか思い浮かばなくなります。顧客といえば法人と個人、あるいは年代や男女、製品といえばカテゴリー別という具合です。また、顧客は職業別で考えようと漠然と考えてはいるが、実際にじっくり検討する人がいない。職業で顧客を分けることは案外難しいのです。

最近のように業種業界の境目があいまいになると、製造業、あるいはサービス業という伝統的な枠組みで当てはまらない企業が出てきます。

また、物を購入する際に書かされるお客様カード(会員権?)に職業を記入させる欄がありますが、区分が「管理職・専門職・医師・弁護士」という区分になっていることがたまにあります。これでは、「院長」は管理職なのか医師なのか分からなくなります。このお客様カードの使い道にもよりますが、厳密に考えると、漏れやダブりだけでなくズレたものが混じっているとも言えのが現状です。

また、業界の中あるいは企業の内部で使い慣れた説明の切り口は、分かっている者だけの符号と化していて、外部から来た人間には分かりづらく、理解しがたいことも多々あります。

例えばある銀行の研修で「金融商品に全く知識のない顧客に、銀行の商品だけでなく、世の中のあらゆる金融商品は、全体としてどう整理できるでしょう」とMECEの練習問題が出され、出席者一同が悶絶していました。

専門知識があるだけに、自分が扱っている商品を全体集合にして、日頃使っている業務の単位ではなく「顧客の視点で、顧客に意味のある分かりやすい説明をしよう!」といわれても、すぐに切り口が出てくることはありません。自分にとって当然と思われることを、全体像を相手に説明することは難しいのです。

≪まとめ≫

物事をMECEに切り分けて整理する切り口は、使い慣れた当然の切り口にだけ頼るのではなく、できるだけたくさん引き出しがあるといいでしょう。

というのも、MECEの引き出しをたくさん持っている人は、相手を説得する自由度をたくさん持っていることと同義だからです。

そればかりか、ユニークで切れ味の良いMECEの切り口は、自分自身に新鮮な発見をもたらし、社内での評判を高める一助になるかもしれませんね!

ここまで読んでいただいて、ありがとうございました。

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