仕事がデキる人になるための方法！明日から使える簡単なコツ

「あの人は仕事がデキる」とか「あの人はデキない」とかは、頻繁にサラリーマンの間で語られる人気の話題です。「デキる・デキない」というのは、今や日常的に使われる言葉となっています。

ここでは、「仕事がデキる人」になるために明日から使える工夫を紹介していきます。

≪1時間単位で仕事を振り分ける≫
≪時間ではなく、量で計画を立てる≫
≪サボり方次第で仕事の効率は変わる！≫
≪「見出し」の活用で情報を仕入れる≫
さいごに

≪1時間単位で仕事を振り分ける≫

時間に追われているビジネスパーソンが多い現代では、特に「スケジューリング」が重要になってきます。時間を上手に使える人とそうでない人では、当然のことながら仕事量・質に大きな差がつくことになります。

スケジュール管理の第一歩は、工数のかかるものとそうでないものを振り分けることです。工数がかかるものは1日で一気に集中してこなします。人間の脳はタスクを切り替えるときに「スイッチング」をしますが、新しい作業に切り替えてから集中モードに入るまでに時間がかかります。ちょうど車のエンジンのように、高回転まで吹けあがって初めてフルパワーが出るのです。

するべき仕事が複数ある場合には、ミーティングの合間とか電車の中などのスキマの時間に注意しながら業務設計を行います。このスキマの間にできそうな仕事をいくつかピックアップしておいて、デキそうならこの時間に片づけてしまいます。

スキマ時間というのは、その日にやろうとしていたけれど予定がずれてできなかった仕事にあて、細々した仕事をするのに適しています。

1時間以内に終わる仕事と、1時間以上かかる仕事を仕分けるのです。工数がかかる仕事にメインの時間を割り当て、工数のかからない仕事はスキマの時間にこなしていきます。それだけで時間効率は向上します。

細々とした仕事といえば、最近ではメールチェックでかなりの時間を取られる人も多いでしょう。メールの泥沼にはまると、1日の大半をメールチェックに費やすなんて自体にもなりかねませんから、注意が必要です。

時間効率を下げないでメールチェックをすますときのコツは「返信できると気にメールチェックをする」です。メールを読んでも返信する時間がなさそうな時は、そもそもメール自体を開かないのがいいでしょう。一度読んで、しばらくして返信するということは結局、読む作業をまた繰り返すことになりますから二度手間です。また、添付ファイルがついているようなものは工数がかかることも多いですから、時間があるときに読むようにしましょう。

細かいことに見えるかもしれませんが、意外とメールにかかる時間はバカにならないのです。仕事がはかどらないときなど、ダラダラとメールを読んだり、ネットサーフィンをしてしまうような経験は誰にでもあるはずです。そうした無駄な時間を作らないためにも、メールを開くときの条件を普段から習慣として作っておくといいでしょう。

≪時間ではなく、量で計画を立てる≫

工数がかかる仕事とそうでない仕事を分ける。これを基本にして、工数がかかる仕事に優先順位をつけて本日こなすべきメインのタスクを書きだす。この業務設計を毎朝することで、日々の仕事の効率は驚くほど向上しますが、さらに長期の仕事や計画はどうすればいいでしょう。

○○か月後に資格試験を受けるとか、長期のプロジェクトを任されたときは、1週間単位でスケジューリングをするのがコツです。それもガントチャートなどを作って、一目で進捗具合が分かるよう視覚化しておくといいでしょう。

1週間単位でスケジューリングをするときに、特に社会人に適しているのは、1週間単位でやるべき勉強料や仕事量を明確にし、それを5日間で割って計画を立てることです。5で割ることの意味は、1週間単位の勉強・仕事を1日単位の勉強・仕事に落とし込むためです。こうして1日単位のスケジューリングを作ります。

社会人であれば当然、飲み会が入るとか予定外の仕事が舞い込んできたりして、予定通りに日割りのスケジュールがこなせないことがあります。そうした場合は、やり残した分を翌日や土日にリスケして片づけるようにします。

月曜日から金曜日は日割りの仕事を可能な限り消化し、土日や残業の時間帯は借金の返済に充てることを習慣にすれば、ロングスパンの計画でも大きく狂うことはなくなるでしょう。週単位で帳尻を合わせるようにするのです。

そしてもう1つのおススメは、週の最終日（金曜日、借金があるなら土曜日など）には、その週の総括をすることです。資格試験でも長期の仕事であっても、週に1回は総括用にミニレポートを作るといいでしょう。

勉強にせよ仕事にせよ、復習してその週にできたことを見直したうえで、簡単なミニレポートを週単位で書いておきます。今週できたことをアウトプットして、仕事の進捗が簡単に把握できますし、勉強でいえば中途半端な知識がなくなってきます。

逆にいえば「知識」というものは、レポートなどでアウトプットしないと忘れてしまいますし、アウトプットによって定着するものでもあります。

毎週ミニレポートを作るということは、「復習・知識の整理・アウトプットのトレーニング」をするということです。

ついでに言うと、長期の仕事や勉強の際には、週に1回は休みが欲しいですね。そうでないとストレスがたまり、長続きしなくなってしまいます。勉強や仕事の借金返済や復習に時間がかかりすぎない限り、1日はオフを作りましょう。

長期の仕事や勉強の計画を立てるときのポイントは、「量」で計画を立てることにあります。この仕事は1日何時間あてるとか、ファイナンスの勉強を2時間、というような「時間」で計画を立てることは得策ではないでしょう。

3か月かけてやる仕事があるなら、それを12週間で割って、1週間単位の予定を量で割り出します。こうした数値目標という「量的な目標」を立てることによって、仕事の進捗は一気に進みます。時間で計画を立てることが有効なのは、学習習慣をつけるなど、「習慣作り」の場合です。

どうしても机の前でじっとしていることが苦手な人は、1日2時間は机に向かって勉強するとか読書をするということを自分に強制して習慣作りをします。これは一種の行動療法ですから、ある程度の効果はあるでしょう。

しかしそれ以外の目的では、基本的には時間で区切ることは意味がないと思っても大丈夫です。特に社会人であれば時間は流動的なので、○時から△時までといったスケジュールはすぐに破たんします。破綻しやすいスケジューリングをしないということも、立派な習慣です。

≪サボり方次第で仕事の効率は変わる！≫

仕事の効率を向上させるにあたり、さらに具体的なことを言うと、「休み方」のスキルというのも重要です。疲れたら早めに休みを取るのが重要なのですが、日々の仕事中にも上手に「サボる」方法を見つけておいた方がいいでしょう。

人によっては、毎日「昼寝の習慣」をつけています。昼食後に20分くらいの仮眠を取るのです。当然のことですが、眠い時には仕事をしないのです。眠い時というのは仕事も勉強も小売りが著しく低下します。

昼寝についても、15～20分くらいで脳を休めて疲れを取る効果があることが分かってきています。会社員だったら、昼食を30分くらいで終えて、後の30分は昼寝できる喫茶店や公園、休憩スペースを見つけておきます。会社によっては昼寝部屋というのもあるでしょうから、そうした施設を利用するのも悪くないでしょう。眠い時に仮眠を取れる場所を探しておくのが重要です。

とはいえ、これも個人差があります。昼食後にものすごく業務効率が上がる人は、このタイミングで仮眠は取らない方がいいでしょう。

ここで大事なのは、自分の特性をしっかり把握しているかどうかです。自分の集中できるタイミングと集中力が散漫になるタイミングを把握して、適切なタイミングで仮眠を取りましょう。

集中力もまた人によって変わりますし、その日によって変化が大きいです。異常に集中できる日は驚異的なアウトプットができることもありますし、ダメな日は全くアウトプットがないこともあるでしょう。それだけ集中力というのは人間の体質や感情に左右されるものなのです。とはいえ、ダメ日には何もしないというのは、特にサラリーマンは難しいでしょうから、ダメ日にもできることを用意しておいて、それを実行することが必要です。

3つくらいの仕事を抱えると、当然ながら締め切りによって、順番的な優先順位はつけられますが、優先順位に拘りすぎると、かえって業務効率が悪化する可能性があります。集中力が持続しないときは、同時進行で別の仕事をした場合の方が、結局全体の効率は向上するものなのです。

≪「見出し」の活用で情報を仕入れる≫

ビジネスパーソンはいかにして情報を仕入れるのがいいでしょうか。新聞など紙媒体からテレビ、インターネットなどデジタルまで情報であふれかえっている現代において、いかにして有効な情報入手すればいいでしょう。

情報には2種類あり、直接業務に関わる情報と、直接関係のない情報があります。直接関係する情報は積極的に仕入れるべきでしょうが、一見して関係なさそうでも、できるだけ多く仕入れる方がいいです。

しかし、多い方がいいとはいえ、闇雲に情報をあさっても意味がないです。そもそもそんな時間があるビジネスパーソンは少ないでしょう。ではどうすればいいかというと「情報の見出し」に注目します。新聞を隅から隅までじっくり読むと、軽く2時間くらいかかってしまいますが、見出しだけなら10分程度で終わります。その上で興味があることについては記事を読んだうえでネットや本で詳しい情報を手に入れます。

メルマガなどの配信サービスも便利でいいのですが、送り手のフィルターを通しての取捨選択が入っているのは否めません。ビジネスマンの情報収集は、もっと雑食でいいでしょう。