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パソコン

単調なパソコン入力・編集をちょっと工夫して作業速度をアップさせる小技

仕事上パソコンを使用しているけど、実はあんまり得意じゃない。
どうやったら作業が早くなるんだろう?
そんなお悩みを持つ方に向けて、ちょっとした、でも明日から使える小技をいくつか紹介します。

実際にこれらを使っていると、ちょっとしたことですが、明らかに入力や編集の速度が向上します。また見た目もすごくスマートになるので、端から見たらで出来る人に見える!かもしれません。

これから挙げていく小技はWindows仕様です。Macにも同等のものがあるとは思いますが、あくまでWindowsで使えるという認識でいてください。また筆者が使用している環境はWindows7なので、Windows10などでは、もしかすると挙動が違うかもしれませんので、あらかじめご了承ください。

またこれから挙げるボタンの挙動について、ノートパソコンの場合、「Fn」(ファンクションキー)というものがあり、これが挙動の邪魔をする場合があります。うまく動かなかった場合は、「Fn」キーがあったら、それも一緒に押してみてください。

最初は慣れないので抵抗があるかもしれませんが、きっと役に立つので、まずは以下ひとつひとつ実行してみてください。

マウスに触らないと作業が早い

作業がなかなかはかどらない。人より作業が遅いと感じている方。まずは一度、「パソコンはマウスで操作するもの」という認識を取っ払ってみましょう。

データの入力をしていて、若干調整をする度にマウスに持ち替えるという行為。ほんの一瞬に感じていると思いますが、案外時間を食っているものです。このマウスで行う操作は基本、キーボードだけで行うことが可能です。

実は、キーボードには無数のショートカットが割り当てられているのです。
とはいえ、全部をキーボードだけにすると、それはそれで効率が悪くなってしまいます。
その為、簡単に覚えられて即効性の高いショートカットをお教えします。

Shift(シフト)キーを使ってみよう

キーボードの左右にあるShiftキー。ワープロ・一太郎打ちをされている方にはとても馴染み深く、またローマ字入力でも比較的多めに使用するキーです。

「Shift」とは「差し替える」「転じる」という意味。キーボード操作においては、Shiftを押している間は、いつもと違う動きに差し替わるという意味になります。

例えばワープロ打ちの場合、「Shift」を押しながら文字を打つと母音の小文字を入力できるようになります。いつもは「あ」と打つところを「ぁ」に差し替えるということです。ローマ字打ちの場合は、「a」と打つ所を「A」と大文字変えてくれます。

このように「Shift」を押しながら他のキーを入力することで、いつもとは違う操作にすることができるのです。

代表的な例は、「矢印キー」です。
エクセルでA1を選んでいるときに「↓」を押すと、A2のセルに移動するといったように、エクセルでもワードでも、矢印キーは対応した方向にカーソルを移動してくれます。ファイル操作の時も同様です。
では、エクセルのA1を選んでいるときに、「Shift」を押しながら、「↓」を押すとどうなるでしょう。
正解は、A1とA2を選択してくれます。そのまま「Shift」+「→」を押すと、A1からB2までを選択します。
「Shift」と「矢印キー」で、「範囲選択」を行うことができるのです。もちろん、マウスで左クリックしながらビーッと選択してもいいのですが、マウスに持ち替える手間が省ける他、余計なところまで選択してしまったという事態を避けることができます。

Ctrl(コントロール)キーを使ってみよう

あまりパソコンに慣れていない方は、「Ctrlキー」と言われても、まず場所がわからないかもしれませんが、「Ctrlキー」は、キーボートの左右下側についています。「Ctrl」は「Control」の略であり、「Control」は「操作・制御・調整する」と言った意味です。
「Ctrl」も「Shift」と同様に、他のキーと組み合わせて使うことで、様々な動き方をさせることができます。

代表的なのは「Ctrl」+「C」、と「Ctrl」+「V」の組み合わせでしょう。
「Ctrl」+「C」で選択している部分をコピーすることができ、「Ctrl」+「V」でそれを貼り付けることができます。

いわゆるコピペが、マウスの右クリックを使わないで出来るようになるのです。これはWindows内であれば基本的にはどこでも使うことができます。

例えば、ファイルをコピーして別のフォルダに移動したい場合でも、コピーしたいファイルを選んで「Ctrl」+「C」を押せばコピーできますし、別のフォルダを開いて「Ctrl」+「V」を押すと貼り付けることができます。この他、ネット上の文章をコピペしたり、エクセルに画像を貼り付ける際にも使えます。

ちょっとマイナーな所になると、「Ctrl」+「Z」という便利な組み合わせもあります。これは個人的にかなり便利です。
これは「ひとつ前の状態に戻る」という動作をします。エクセルやワードを開いた際に、ツールバーの一番左上の方に、ある「つ」という形に曲がった矢印のボタンがそれと同じ動きをします。
例えば、間違って入力してはいけないセルに文字を入力してしまった際には、慌てず騒がずに「Ctrl」+「Z」を押すことで、入力する前の状態に戻してくれます。ペイントツール等を使っている場合も、書き足した線を一本ずつ消していきます。

また個人的にすごく便利なのが、「Ctrl」+「PageUp / PageDown」の組み合わせです。
これはエクセルのシートを切り替える際に使います。
例えば、シート1の中にデータが入っていて、シート2にそれぞれの品物のマスターが入っているとします。シート1の内容が、シート2と違っていないか確認する際に、シート1を開いた状態で「Ctrl」+「PageDown」を使うと、シート2に切り替えることができるのです。同様に「Ctrl」+「PageUp」を押すと、シート1に戻ることができます。
「PageUp」は左、「PageDown」は右のシートに切り替えることができるのです。
これはIE(インターネットエクスプローラー)のタブでも同様に使うことができます。

色々挙げてみましたが、「Ctrl」が真価を発揮するのは、エクセル上で、「矢印キー」と組み合わせたときです。
何にもデータが入っていないエクセルのシートを用意して、おもむろに「Ctrl」+「↓」を押してみてください。カーソルは一気に、エクセルの上限行数まで飛んでいきます。Office2010なら1,048,576行目という途方もない行まで飛んでいくはずです。

では例えば、「A1からA200まで」データの入ったシートで、「A1」を選んだ状態で同じ操作をするとどうなるでしょう。
「Ctrl」+「↓」を押すと、「A200」を選択します。連続したデータがある場合は、連続したデータの終端を選択します。これは行だけではなく、列でも同じです。
また「A1からA50まで」データが入っていて、そのあと「A60からA100」までデータが入っている場合は、一度「Ctrl」+「↓」を押すと「A50」を選択します。もう一度「Ctrl」+「↓」を押すと、次は「A60」を選択します。データが断続的な場合は、空白のセルを飛ばして、次にデータが入っている場所を選択してくれるのです。

ShiftキーとCtrlキーを組み合わせてみよう

さて、上に挙げた「Shift」と「Ctrl」は、組み合わせて使うことができます。
まずは「A1からA20まで」データが入っているエクセルのシートがあるとします。

この「A1からA20まで」のデータの合計を出す場合はどうしますか?
「A21を選んでオートSUMを押す」でも正解です。でも試しに、「A1」の場所を選んだ状態で、「Shift」と「Ctrl」を押しながら、「↓」を押してみてください。すると、「A1からA20まで」が全て選択された状態になるはずです。これは「Shift」を押した時の範囲選択と、「Ctrl」を押した時のジャンプ機能が同時に働いたということです。

更に単純に合計を出すとか、個数を数える、平均値を出すといった簡単な表計算は、範囲選択をした時点でエクセルが勝手にしてくれています。画面右下、IMEパッド(“あ”とか“般”とか出てるあそこです)の上当たりに、合計・個数・平均が表示されていませんか?
またこの状態でオートSUMのボタンを押すことで、A21に合計を表示することもできます。

範囲選択されているので、まとめてコピーもできます。コピーの時は、「Ctrl」+「C」でコピーしてくださいね。
10個や20個のデータであればマウスでも容易にできますし、むしろマウス操作の方が早いこともあります。
ですが、データが500個、1,000個、10,000個となってくると、断然こちらの方が早いですよね。
仕事でエクセルを使っていると、時折とんでもない量のデータを処理しなければならない時があります。そんな時には、ぜひ「Shift」と「Ctrl」の存在を思い出してあげてください。

Altキーを使おう

先ほどまでに挙げた、「Shift」と「Ctrl」はあくまで、「ウィンドウの中」で操作をするときに使います。
その為、「今開いている画面を閉じる」といった機能は、この二つでは行うことができません。

ウィンドウ自体に対する操作は「Alt」という別のキーが担っています。
「Alt」はキーボード一番下の左右、Windowsのロゴが書かれたボタン(ホームボタン)の横にあります。
「Alt」を使った代表格と言えば、「Alt」+「F4」です。これを押すと、「今開いているウィンドウを強制的に閉じる」という動作になります。ウィンドウの右上、「×」ボタンを押したのと同じ動作です。

編集中のデータがあった場合は、「×」を押したのと同様で「保存しますか?」といったメッセージも出ます。
またこのメッセージ(ダイアログボックスと言います)の「はい」「いいえ」に注目してみると、「はい」が点線や、青い枠で囲まれているのが見えると思います。
これは今、「はい」にマウスのカーソルを合わせていますよという目印です。
この状態で「Enter」か「Speace」を押すと、「はい」をクリックしたことになります。矢印キーで「いいえ」にずらすこともできます。
これを使うと、マウスには一切触れていないのに、「Alt」+「F4」→「Enter」で、タンターンと画面を閉じつつ保存することができます。憧れのタンターン!を実用性を持って使うことができるのです。

この他にも「Alt」ツールバーの操作を行うことができます。
しかし、「Alt」を使ったツールバーの操作は覚えるショートカットが非常に多く、すべてを語るのは大変困難です。またその仕事によって、どの項目をより多く使うかが違う為、「コレ」といった最適解を出すのが難しいので、各々、自分がよく使う機能を調べてみてください。

調べ方は簡単です。エクセルやワードを開いた状態で、「Alt」を一回押します。すると、ツールバーのそれぞれの項目に、アルファベットが振られます。そのアルファベットのキーを押すことで、それぞれのタブの中に、更にアルファベットが出てきます。例えば、「Alt」→「H」と押すと、「ホーム」タブの中の項目に、ズラーッとアルファベットが並びます。その中から、自分がよく使うものだけを覚えて押してあげることで、簡単に操作を行うことができます。

さて、個人的な「Alt」最大の使い方ですが、例えばインターネットで検索を行い、それを元に資料を作っていく場合、IEとワードを交互に見比べながら作業しなければいけません。そんな時、「Alt」+「Tab」を押すことで、画面を瞬時に切り替えることができます。

具体的には、「Alt」を押しっぱなしにした状態で、一度だけ「Tab」を押すと、今現在開いている全てのウィンドウが画面に表示されます。「Alt」から指を離さないままで、「Tab」押していくと、画面を順次切り替えていくことができます。「Alt」を離すとその時に表示されていた画面に移ります。もう一度「Alt」+「Tab」を押すと、さっきとはウィンドウの順番が変わっているはずです。一番左が今開いていたウィンドウ、二番目が直前に開いていたウィンドウになっています。

これで準備は万端です。資料をエクセルに入力している状態で、IEから情報がほしい場合は一回「Alt」+「Tab」を押してIEに切り替えます。情報を確認できたら、もう一度「Alt」+「Tab」を押すことで、エクセルに帰ってくることができます。
これで、あっちを見てこっちを見て、いちいちマウスを使うストレスから解消されるのではないでしょうか。

まとめ

長々と書いてしまいましたが、とにかく「Shift」「Ctrl」「Alt」を使えるようになるだけで、日々の細かな作業が短縮できるようになります。自分は気にしていないつもりでも、小さなストレスやタイムロスは、日々の業務に案外影響しているものですよ。

また、これらを知らない人から見ると、「こいつは一体何をやったんだ?」と疑問に思うほど、最小限の動作で作業ができます。ショートカットも、もっと複雑な操作もパソコンにはまだまだ備わっています。そんな自分の知らない新たな領域に踏み出すきっかけや、自身のモチベーション向上に繋がれば幸いです。

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